Report-Investor: Balda AG - Geschäftsbericht 2009

Nachtragsbericht / Rechnungslegungsbezogenes IKS | 51 Das Konzern-Controlling aggregiert die Zahlen nach Segmenten und bereitet sie für den Hauptentscheidungsträger, den Vorstand, auf. Im Einzelnen handelt es sich um die Steuerungsgrößen Umsatz, EBIT und EBT, Investitionen sowie Segmentvermögen (vierteljährlich) und die Mitarbeiterzahl. Vierteljährlich erfolgt ein aggregiertes Konzernreporting mit Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, Investitionen und Cash-flow. Der Vorstand unterrichtet monatlich den Aufsichtsrat. Die in den Ablauf der Rechnungslegung der Balda-Gruppe eingebundenen Mitarbeiter erfahren regelmäßig Schulungen. Die Konzerngesellschaften in den Segmenten sind für das Einhalten der in der gesamten Unternehmensgruppe gültigen Richtlinien, Verfahren und den ordnungsgemäßen wie zeitgerechten Ablauf ihrer rechnungslegungsbezogenen Prozesse und Systeme verantwortlich. Im gesamten Rechnungslegungsprozess werden die lokalen Gesellschaften durch zentrale Ansprechpartner aus der Holding unterstützt. In den Prozess der Rechnungslegung des Balda-Konzerns sind unter Risikogesichtspunkten festgelegte, interne Kontrollen eingebaut. Das rechnungslegungsbezogene IKS von Balda umfasst sowohl präventive als auch aufdeckende Kontrollelemente. Sie setzen sich aus der konsequenten Funktionstrennung sowie IT-gestützten und manuellen Abstimmungen zusammen. Überdies arbeitet das IKS von Balda nach dem Vier-Augen-Prinzip und mit allgemeinen IT-Kontrollen. Die eingesetzten Finanzsysteme sind durch entsprechende Einrichtungen im EDV-Bereich gegen unbefugte Zugriffe geschützt. Durch ein internes Zugriffsberechtigungssystem und dessen ständige Überwachung ist sichergestellt, dass keine unautorisierten Zugriffe erfolgen können. Die am Rechnungslegungsprozess beteiligten Abteilungen werden in quantitativer wie qualitativer Hinsicht geeignet ausgestattet. Bei auftretenden Engpässen wird auf qualifizierte externe Berater zurückgegriffen. Bei allen rechnungslegungsrelevanten Prozessen wird das Vier-Augen-Prinzip angewendet. Internes Revisionssystem Die Revision des Balda-Konzerns ist für die unabhängige Überprüfung der Wirksamkeit und die Qualitätssicherung des IKS zuständig. Die Abteilung ist über alle Stufen des Verfahrens eng einbezogen. Gegenstand von Planung und Prüfungen durch die Revision ist auch die Berücksichtigung von Risiken im Konzerabschluss und im Rechnungslegungsprozess. Zur Durchführung ihrer Aufgaben verfügt die Revision über umfassende Informations-, Prüf- und Eintrittsrechte. Sie führt jährlich mindestens eine Revision aller wesentlich operativ tätigen Gesellschaften durch. Die Revision orientiert sich am amerikanischen Sarbanes Oxley-System. Sofern lokale Bedürfnisse es notwendig machen, unterstützen externe Berater die Revision von Balda. Das interne Kontrollsystem im Blick auf den Rechnungslegungsprozess, dessen wesentliche Merkmale vorstehend dargestellt wurden, stellt sicher, dass Geschäftsvorfälle bilanziell stets richtig erfasst, aufbereitet und gewürdigt sowie in die Rechnungslegung übernommen werden. Grundsätzlich gilt jedoch für jedes IKS, dass es unabhängig von der konkreten Ausgestaltung, keine absolute Sicherheit bezüglich des Erreichens seiner Ziele gibt. Bezogen auf das rechnungslegungsbezogene IKS kann es nur eine relative und keine absolute Sicherheit dafür geben, dass wesentliche Fehlaussagen in der Rechnungslegung vermieden oder aufgedeckt werden. Nach dem Bilanzstichtag 2009 haben bis zum Zeitpunkt des Erstellens des Lageberichts keine wesentlichen Veränderungen des IKS stattgefunden.