Report-Investor: Berlin-Hannoversche Hypothekenbank AG - Geschäftsbericht - 2009

Corporate-Governance-Bericht | 21 des Aufsichtsrats vornehmen darf.Weiterhin hat er Rege­ lungen getroffen,die Interessenkonflikten vorbeugen sol­ len.Im Geschäftsjahr 2009 haben keine offenzulegenden Interessenkonflikte bestanden.Der Vorstandsvorsitzende steht in ständigem Informationsaustausch mit dem Auf­ sichtsratsvorsitzenden. Bewusstes unternehmerisches Risikomanagement hilft, Risiken frühzeitig zu erkennen, zu bewerten und gegebenenfalls entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Der Umgang mit Risiken,die im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit der Bank stehen, ist für Vorstand und Aufsichtsrat von wesentlicher Bedeutung.Beide Gremien lassen sich daher regelmäßig über die Risiken sowie deren Entwicklung berichten. Das Risikomanagement­ system der Berlin Hyp wird von der Bank kontinuierlich weiterentwickelt und von den Abschlussprüfern geprüft. Über die aktuellen Unternehmensrisiken wird regelmä­ ßig im quartalsweisen Risikobericht berichtet. Unter Ri­ sikogesichtspunkten wesentliche Informationen leitet der Vorstand unverzüglich an den Aufsichtsratsvorsit­ zenden weiter. Die Arbeit beider Organe sowie die der beiden Aus­ schüsse des Aufsichtsrats ist jeweils in Geschäftsordnun­ gen geregelt.Diese wurden 2009 hinsichtlich einer neuen Aufgabenverteilung zwischen den beiden Ausschüssen aktualisiert. Jährlich unterzieht sich der Aufsichtsrat freiwillig einer Effizienzprüfung. Sie wurde im ersten Halbjahr wie in der Vergangenheit auf Basis einer detail­ lierten Checkliste durchgeführt, die die nach dem DCGK relevanten Themen behandelt und von jedem Aufsichts­ ratsmitglied individuell ausgefüllt und dann zusammen im Gremium besprochen und diskutiert wird. Die Prü­ fung ergab im Jahr 2009,dass die Effizienz der Aufsichts­ ratstätigkeit in jeder Hinsicht gegeben ist. Die Zusammensetzung von Vorstand und Aufsichts­ rat sowie die Ressortzuständigkeiten der Vorstandsmit­ glieder sind auf den Seiten 8 und 9 dargestellt. Effizienzsteigerung durch Ausschüsse Die Geschäftsordnung des Aufsichtsrats sieht die Bildung von zwei Ausschüssen vor, die die Aufsichtsratstätigkeit unterstützen.Aus seiner Mitte bildete der Aufsichtsrat bis September 2009 den Kredit­ und Prüfungsausschuss und den Personal­ und Strategieausschuss. Neue Anfor­ derungen an die Aufsichtsratstätigkeit und die Erfahrun­ gen aus der praktischen Ausschusstätigkeit führten zu der Entscheidung,die Aufgabenschwerpunkte und damit die Arbeitsteilung der beiden Ausschüsse neu zu ordnen. Insbesondere die vorbereitenden Prüfungstätigkeiten zum Jahresabschluss wurden mit Beschluss vom 11.Sep­ tember 2009 vom Kredit­ und Prüfungsausschuss auf den bisherigen Personal­ und Strategieausschuss verlagert. In der Konsequenz wurden die Ausschüsse in Kredit­ ausschuss und Prüfungs­ und Strategieausschuss umbe­ nannt.Auf die Bildung eines Nominierungsausschusses für Aufsichtsratsneuwahlen wird weiterhin verzichtet. Über die Arbeit der Ausschüsse berichtet deren Vorsitzen­ der in jeder Aufsichtsratssitzung. Dem Kreditausschuss obliegt insbesondere die Zu­ stimmung zu Kreditgeschäften, die die Kompetenz des Gesamtvorstands überschreiten.Weiterhin berät er mit dem Vorstand die Grundsätze der Geschäftspolitik im Kreditgeschäft und fungiert als Risikoausschuss. Der Prüfungs­ und Strategieausschuss berät die stra­ tegischen Fragen des Unternehmens und entscheidet eilige und besonders vertrauliche Angelegenheiten ent­ weder selbst oder bereitet sie für die Entscheidung im Aufsichtsrat vor. Er fungiert als Prüfungsausschuss der Bank. Insbesondere befasst er sich mit Fragen der Rech­ nungslegung,überwacht den Rechnungslegungsprozess und die Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems und des internen Revisions­ systems. Er überzeugt sich von der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers, bestimmt die Prüfungsschwerpunkte und unterbreitet dem Aufsichtsrat einen Vorschlag zur Wahl des Abschlussprüfers. Weiterhin bereitet der Prü­ fungs­ und Strategieausschuss im gesetzlichen Rahmen Personalentscheidungen des Aufsichtsrats vor und be­ fasst sich mit Fragen der Compliance. Die vom Aufsichtsrat und seinen Ausschüssen im Jahr 2009 im Wesentlichen behandelten Themen sind im Bericht des Aufsichtsrats ab Seite 15 des Geschäftsbe­ richts dargestellt. Aktionäre und Hauptversammlung Die Aktionäre der Bank nehmen ihre Rechte in der jähr­ lichen Hauptversammlung wahr.Jede Aktie verbrieft das gleiche Stimmrecht.Die Hauptversammlung entscheidet über die ihr durch das Gesetz zugewiesenen Aufgaben,zu denen unter anderem die Gewinnverwendung, die Ent­ lastung von Vorstand und Aufsichtsrat,die Bestellung des Abschlussprüfers, die Wahl der Aufsichtsratsmitglieder, Satzungsänderungen und Kapitalmaßnahmen gehören. Den Vorsitz der Hauptversammlung führt grundsätzlich der Aufsichtsratsvorsitzende.Um den Aktionären die per­ sönliche Wahrnehmung ihrer Rechte zu erleichtern,wer­ den die notwendigen Unterlagen im Anschluss an die Einberufung im Internet veröffentlicht.Für die Aktionäre