Report-Investor: Berlin-Hannoversche Hypothekenbank AG - Geschäftsbericht - 2009

besteht die Möglichkeit,einen Stimmrechtsvertreter mit der weisungsgebundenen Ausübung ihrer Stimmrechte zu beauftragen. Transparenz Die Aktionäre der Berlin Hyp werden durch öffentliche Bekanntmachungen und die übersichtlich gestaltete Internetseite der Bank über alle wesentlichen Entwick­ lungen und Ereignisse der Bank unterrichtet. Sämtliche erheblich kursrelevanten und nicht öffentlich bekann­ ten Unternehmensnachrichten werden als Ad­hoc­Mit­ teilungen publiziert. Unter anderem informiert der Fi­ nanzkalender auf der Internetseite über die wichtigen Termine.Dort sind unter der Rubrik »Investor Relations« auch die Geschäfts­ und Zwischenberichte ebenso wie meldepflichtige Vorgänge sowie die Einladung und Ta­ gesordnung zu der letzten Hauptversammlung zu finden. Gleichfalls sind hier alle bisher von Vorstand und Auf­ sichtsrat abgegebenen Entsprechenserklärungen nach § 161 Aktiengesetz zugänglich.Von der Bank im Internet zur Verfügung gestellte Informationen werden nahezu vollständig auch in englischer Sprache veröffentlicht. Die in Ziffer 6.6 des DCGK genannten Voraussetzun­ gen für mitteilungspflichtige Geschäfte und angabe­ pflichtigen Besitz von Aktien der Bank oder sich darauf beziehender Finanzinstrumente lagen im Geschäftsjahr 2009 nicht vor. Rechnungslegung und Abschlussprüfung Der Jahresabschluss der Berlin Hyp wird nach nationa­ len Vorschriften (HGB) aufgestellt, da bei der Berlin Hyp die Voraussetzungen zur Aufstellung eines Konzernab­ schlusses nach International Financial Reporting Stan­ dards (IFRS) nicht vorliegen. Der Jahresabschluss, der Halbjahresfinanzbericht und die Zwischenberichte wer­ den binnen 90 Tagen nach Geschäftsjahresende bzw. 45 Tagen nach Ende des jeweiligen Berichtszeitraums veröf­ fentlicht. Bevor der Vorschlag zur Wahl des Abschlussprüfers der Hauptversammlung unterbreitet wird, holt der Auf­ sichtsrat vom Abschlussprüfer eine Erklärung zu den Be­ ziehungen zur Bank oder deren Organen ein.Die aktuelle Unabhängigkeitserklärung des Abschlussprüfers datiert vom 7.April 2009.An der Unabhängigkeit des Prüfers be­ stehen gemäß dieser Erklärung keine Zweifel. Der Auf­ sichtsrat hat mit dem Abschlussprüfer vereinbart, dass dieser über alle Feststellungen und Vorkommnisse un­ verzüglich berichtet, die sich bei der Durchführung der Abschlussprüfung ergeben und für die Aufgaben des Auf­ sichtsrats wesentlich sind. Gleichfalls wurde festgelegt, dass der Abschlussprüfer den Aufsichtsrat informiert bzw. im Prüfungsbericht vermerkt, wenn er Abweichungen von der von Vorstand und Aufsichtsrat gemeinsam ab­ gegebenen Entsprechenserklärung zum DCGK ermittelt. Solche Abweichungen wurden nicht festgestellt. Grundzüge des Vergütungssystems für die Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats Das Vergütungssystem des Vorstands und des Aufsichts­ rats wird in einem gesonderten Vergütungsbericht im Lagebericht veröffentlicht. Zudem wird im Anhang eine individualisierte Aufschlüsselung der Bezüge der Vor­ stands­ und Aufsichtsratsmitglieder vorgenommen, ent­ sprechend den Vorgaben des DCGK aufgeteilt nach fixen und variablen Bestandteilen. Für die Mitglieder des Vorstands und des Aufsichts­ rats besteht eine D&O­Versicherung. Um die Verantwor­ tung und Haltung der Bank den Aktionären gegenüber zu verdeutlichen,wurde dabei ein angemessener Selbst­ behalt vereinbart. Dieser wird sowohl für die Mitglieder des Vorstands als auch für die des Aufsichtsrats gemäß den gesetzlichen Vorgaben und den Vorgaben des DCGK im laufenden Jahr auf mindestens zehn Prozent des Schadens bis mindestens zur Höhe des Eineinhalbfachen der festen jährlichen Vergütung erhöht. Entsprechenserklärung von Vorstand und Aufsichtsrat Die Entsprechenserklärung von Vorstand und Aufsichts­ rat nach § 161 Aktiengesetz wurde im Dezember 2009 ak­ tualisiert. Die auf der Grundlage des DCGK in der Fassung vom 18. Juni 2009 abgegebene gemeinsame Entsprechenser­ klärung von Vorstand und Aufsichtsrat vom Dezember 2009 hat den folgenden Wortlaut: § 1 Die Berlin­Hannoversche Hypothekenbank AG entsprach/entspricht sämtlichen vom Bundesministe­ rium der Justiz im amtlichen Teil des elektronischen Bundesanzeigers bekannt gemachten Empfehlungen der »Regierungskommission Deutscher Corporate Gover­ nance Kodex« mit den unter § 2 genannten Ausnahmen. § 2 Von folgenden Empfehlungen des Kodex weicht die Berlin­Hannoversche Hypothekenbank AG ab: a) Bei dem Abschluss von Vorstandsverträgen wird 22 | Management | Unternehmen | Lagebericht | Jahresabschluss | Service