Report-Investor: elexis AG - Geschäftsbericht 2009

49 | elexis 3.5. Nachtragsbericht Der Bereich Stahl profitierte im Geschäftsjahr 2009 von einem hohen Auftragsbestand aus 2008, der weitgehend bis zum Ende des dritten Quartals 2009 abgearbeitet wurde. Das ist auch die Folge von Produktionszeiten, die bis zu sechs Monate betragen können. Der deutlich rückläufige Auftragsein- gang der ersten neun Monate 2009 führte ab dem vierten Quartal 2009 zu einer reduzierten Produk- tionsauslastung. Mit dem Abbau von Zeitarbeitnehmern, Lebensarbeitszeitkonten und Gleitzeitgut- haben wurden die Kapazitäten angepasst und die Weihnachtsferien zum Jahresende 2009 um eine Woche verlängert. Seit dem 8. Februar 2010 wird darüber hinaus auch kurz gearbeitet. Bis zum Abschluss der Berichterstellung lagen keine weiteren Vorgänge von wesentlicher Bedeutung vor. 3.6. Wesentliche Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung, Ausblick 3.6.1. Bericht zum internen Kontroll- und Risikomanagementsystem: Angaben nach § 315 Abs. 2 Nr. 5 und § 289 Abs. 5 HGB Das interne Kontroll- und Risikomanagementsystem dient dazu, mögliche Fehlerquellen im Rahmen unserer Finanzberichterstattung zu identifizieren und die daraus resultierenden Risiken zu begren- zen. Unser internes Kontroll- und Risikomanagementsystem erstreckt sich auf den gesamten elexis- Konzern. Auf Basis dieser Vorgehensweise können wir mit hinreichender Sicherheit gewährleisten, dass ein den gesetzlichen Vorschriften entsprechender Jahres- und Konzernabschluss erstellt wird. Nachfolgend erläutern wir die Organisationsstruktur sowie die Richtlinien des internen Kontroll- und Rechnungslegungsprozesses. Wesentliche Merkmale des internen Kontrollsystems und des Risikomanagementsystems Es gibt eine klare Führungs- und Unternehmensstruktur, die vorsieht, dass bereichsübergreifende Schlüsselfunktionen zentral über die elexis AG gesteuert werden. Eine der Kernfunktionen dieses Prozesses ist die Steuerung des Gesamtkonzerns und seiner operativen Einheiten. Ausgangspunkt sind dabei die Zielvorgaben des Vorstandes der elexis AG. Aus ihnen und den Erwartungen hinsicht- lich der operativen Entwicklung wird, zusammen mit den Geschäftsführern und Profitcenterleitern der operativen Geschäftseinheiten, einmal im Jahr eine Mittelfristplanung erarbeitet. Diese umfasst Budgetwerte für das jeweils bevorstehende Geschäftsjahr und Planzahlen für die Folgejahre. Für lau- fende Geschäftsjahre erstellen wir Prognosen, die am Budget der Mittelfristplanung anknüpfen. Im Rahmen von vierteljährlichen Prognosegesprächen kommen die Vorstände der elexis AG, die Ge- schäftsleitungen sowie die Profitcenterleiter der operativen Einheiten zusammen und werten die vorliegenden Quartalsabschlüsse aus und aktualisieren die vorliegenden Prognosen. Der Rechnungslegungsprozess wird durch die Bereiche „Rechnungslegung“, „Controlling“ und „In- vestor Relations“ begleitet. Die Verantwortungsbereiche sind personell klar zugeordnet und werden in getrennten Organisationsbereichen geführt. Die Buchführung erfolgt dezentral oder wird durch die EMG Automation GmbH als Dienstleister für ihre Tochterunternehmen wahrgenommen. Unsere Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung und im Controlling werden regelmäßig über die gesetzlichen Änderungen der nationalen und internationa- len Rechnungslegungsvorschriften und im Steuerrecht geschult. Verbunden mit einem strengen Vier- Augen-Prinzip in diesen Bereichen gewährleisten wir die Einhaltung der entsprechenden Vorschrif- ten. Alle Einzelabschlüsse von Gruppengesellschaften, die Eingang in die Konzernkonsolidierung fin- den, unterliegen mindestens einmal jährlich der Prüfung oder der prüferischen Durchsicht durch ei- nen Wirtschaftsprüfer.