Report-Investor: IVG Immobilien AG - Geschäftsbericht 2009

8 nicht Gebrauch gemacht, da keine klärungsbedürftigen Sachverhalte vor- lagen. Zu den Berichten und Beschlussvorschlägen des Vorstands gaben wir nach gründlicher Prüfung und Beratung unser Votum ab, soweit die Zustimmung nach gesetzlichen oder satzungsmäßigen Bestimmungen erforderlich war. Aufsichtsrat und Ausschüsse Im Geschäftsjahr 2009 fanden acht ordentliche Aufsichtsratssitzungen statt, davon wurde eine Aufsichtsratssitzung am 23.03.2009 als Tele- fonkonferenz abgehalten. Neben den in den vorgenannten Aufsichts- ratssitzungen getroffenen Entscheidungen haben wir im Geschäftsjahr 2009 vier Beschlüsse außerhalb einer Sitzung durch schriftliche oder in Textform übermittelte Stimmabgaben gefasst. Daneben hielten wir am 22.03.2010 eine Sitzung zum Jahres- und Konzernabschluss ab. Bei vier der insgesamt acht ordentlichen Sitzungen des Aufsichtsrats im Jahr 2009 war jeweils ein Mitglied verhindert. An einer Sitzung nahmen zwei Mitglieder entschuldigt nicht teil. An einer Sitzung des Aufsichtsrats nahm ein Mitglied per telefonischer Zuschaltung teil. Kein Mitglied unseres Auf- sichtsrats hat an weniger als der Hälfte der Sitzungen des Aufsichtsrats teilgenommen. Zur besseren Wahrnehmung unserer Aufgaben wurden insgesamt drei Ausschüsse eingerichtet. Dabei bestehen mit dem Personalausschuss und dem Prüfungsausschuss (im Folgenden Audit Committee) zwei Gre- mien, die Themen und Beschlüsse für die Aufsichtsratssitzungen vorbe- reiten und zum Teil auch Entscheidungsbefugnisse wahrnehmen, soweit ihnen diese vom Aufsichtsrat übertragen worden sind. Das Audit Committee befasst sich insbesondere mit der Überwachung des Rechnungslegungsprozesses, der Wirksamkeit des internen Kontroll- systems, des Risikomanagementsystems und des internen Revisionssys- tems sowie der Abschlussprüfung, hier insbesondere mit der Unabhän- gigkeit des Abschlussprüfers und den vom Abschlussprüfer zusätzlich erbrachten Leistungen. Um dem Corporate Governance Kodex in seiner aktuellen Fassung vom Juni 2009 vollumfänglich zu entsprechen, fanden während des Berichtszeitraums regelmäßig Sitzungen des Audit Com- mittee vor Veröffentlichung der Quartalsabschlüsse statt, in denen die Quartalsergebnisse detailliert mit dem Vorstand erörtert wurden. Der Vor- sitzende des Audit Committee mandatierte den von der Hauptversamm- lung gewählten Abschlussprüfer für den Jahres- und Konzernabschluss 2009, nachdem der Aufsichtsrat die Ermächtigung hierzu erteilt hatte. Seit diesem Geschäftsjahr haben regelmäßig sowohl der Wirtschafts- prüfer, der Compliance Officer als auch die Interne Revision dem Audit Committee ausführlich über ihre Arbeit Bericht erstattet. In seiner Sitzung am 09.11.2009 beschloss das Audit Committee, den Wirtschaftsprüfer für 2010 mit der prüferischen Durchsicht des Halbjahresabschlusses zu beauftragen. Das Audit Committee setzt sich aus den Herren Frank F. Beelitz (Vorsit- zender), Dr. Hans Michael Gaul (Stellvertreter) und Rudolf Lutz zusam- men. Es haben 2009 sechs Sitzungen dieses Ausschusses stattgefunden, wobei eine Sitzung als Telefonkonferenz, am 23.03.2009, zusammen mit dem Aufsichtsrat stattfand. An einer Sitzung des Audit Committee nahm ein Mitglied telefonisch teil. In dieser Sitzung wurden keine Beschlüsse gefasst. Am 22.03.2009 hat der Ausschuss eine Sitzung zum Jahres- und Konzernabschluss abgehalten. Der Personalausschuss, dem bisher die umfassende Entscheidungs- kompetenz für die Vertragsangelegenheiten der Vorstandsmitglieder und alle weiteren aufsichtsratspflichtigen Personalangelegenheiten oblag, entscheidet nach dem am 5. August 2009 in Kraft getretenen Gesetz zur Angemessenheit der Vorstandsvergütung (VorstAG) nicht mehr über die Vergütung der einzelnen Vorstandsmitglieder. Hierfür ist nunmehr zwin- gend das Plenum des Aufsichtsrates zuständig. Der Personalausschuss unterbreitet dem Plenum jedoch entsprechende Vorschläge. Im Übrigen spricht der Personalausschuss weiterhin Empfehlungen an das Plenum des Aufsichtsrats unter anderem hinsichtlich der Bestellung und Abbe- rufung der Vorstandsmitglieder und Prokuristen aus. Der Personalaus- schuss des Aufsichtsrats der IVG Immobilien setzt sich zusammen aus den Herren Detlef Bierbaum (Vorsitzender), Friedrich Merz (Stellvertreter) und Claus Schäffauer. Im Berichtszeitraum haben zwei Sitzungen des Personalausschusses stattgefunden. Der seit 2007 existierende nominierungsausschuss, der bei anstehen- den Neuwahlen dem Aufsichtrat geeignete Kandidaten für dessen Wahl- vorschläge an die Hauptversammlung vorschlägt, setzt sich zusammen aus den Herren Detlef Bierbaum und Dr. Eckart John von Freyend. Der Nominierungsausschuss hat im Berichtszeitraum nicht getagt. Beratungen und Beschlussfassungen in den Gremien In jeder Sitzung befassten wir uns eingehend mit der laufenden Geschäftsentwicklung der IVG Immobilien AG und des Konzerns. Wir haben insbesondere die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage sowie die Beschäftigungsentwicklung des Konzerns regelmäßig beraten. Soweit den Sitzungen Ausschusssitzungen vorausgingen, berichtete der jeweilige Ausschussvorsitzende über deren wesentliche Inhalte. Schwerpunkt der Beratungen im Aufsichtsrat waren auch in diesem Jahr die massiven Folgen der aktuellen Finanz- und Wirtschaftskrise für die Liquiditätssituation sowie die Umsatz- und Ergebnisentwicklung der Gesellschaft, die allgemeine Finanzlage der IVG sowie die Kursentwick- lung der IVG Aktie. Der Aufsichtsrat begleitete den Vorstand hierbei bera- tend vor allem während der Vorbereitungen und Durchführung der intensi- ven Gespräche mit den finanzierenden Banken, die durch die geänderten Marktbedingungen und die daraus abzuleitenden Finanzierungserfor- dernisse notwendig wurden. Zur Sicherung der kurz- und mittelfristigen Liquidität, die u.a. für die Fertigstellung von Projektentwicklungen sowie zur Kavernenentwicklung benötigt wurde, wurde ein umfangreiches Ver- kaufsprogramm gestartet. Die Umsetzungen wurden vollumfänglich vom Aufsichtsrat genehmigt und durch intensive Nachverfolgung unterstützt. Neben den Beratungen mit dem Vorstand über das Konzept und die Umsetzung eines Maßnahmen-Paketes gegen die Auswirkungen der Finanz- und Wirtschaftskrise hat uns der Vorstand während des gesamten Berichtszeitraums aktuelle Informationen zum jeweiligen Stand wichtiger Projekte und bedeutender Entwicklungen im Konzern geliefert.