Report Investor: LS telcom AG - Geschäftsbericht 2010

internen Vorgaben und der gesetzlichen Vorschriften sollen durch das installierte IKS gewährleistet werden. Das konzernweit für alle wesentlichen Vorgänge geltende Vier-Augen-Prinzip, definierte Prozesse in allen wesent- lichen Bereichen, das Controlling aller Gesellschaften sowie die Antizipation derjenigen Risiken, die die strate- gischen oder operativen Maßnahmen und damit die Reali- sierung von Wert- und Wachstumspotenzialen beinträch- tigen können, runden das System ab. Darüber hinaus tragen die Nutzung von praxisbewährten und kontinuierlich aktualisierten Datenverarbeitungssystemen zusammen mit klar definierten Geschäftsprozessen für die Auftragsabwicklung, Buchhaltung, Reporting, das Personal- wesen, den Vertrieb und den Einkauf sowie regelmäßige Schulungen der verantwortlichen Nutzer zur Qualitäts- sicherung bei. Das im Unternehmen etablierte IKS fußt auf folgenden Prinzipien: − Transparenz: Für alle wesentlichen Prozesse sind Sollkonzepte etabliert, die es einem Außenstehenden ermöglichen, zu beurteilen, inwieweit Beteiligte kon- form zu diesem Sollkonzept arbeiten. Gleichzeitig wird dadurch die Erwartungshaltung der Organisationsleitung definiert. − Vier-Augen-Prinzip: Wesentliche Vorgänge bleiben nicht ohne Gegenkontrolle. − Funktionstrennung: Vollziehende (z. B. Abwicklung von Einkäufen), verbuchende (z. B. Finanzbuchhaltung) und verwaltende (z. B. Lagerverwaltung) Tätigkeiten, die innerhalb eines Unternehmensprozesses (z. B. Einkaufs- prozess verstanden als Prozess von der Bedarfsermitt- lung bis zum Zahlungsausgang) vorgenommen werden, sind nicht in einer Hand vereinigt. − Mindestinformation: Mitarbeitern werden nur diejenigen Informationen zur Verfügung gestellt, die sie für ihre Arbeit brauchen. Dies schließt auch die entsprechenden Sicherungsmaßnahmen bei IT-Systemen mit ein. Der Vorstand der LS telcom Gruppe führt die einzelnen operativen Gesellschaften mithilfe effizienter Steuerungs- und Kontrollsysteme auf der Basis eines zentralen CRM- Systems und zusätzlicher Hilfswerkzeuge auf Microsoft Excel Basis (z. B. Umsatz- und Liquiditätsvorausschau). Der Vertrieb, die zentrale Finanzabteilung und die verant- wortlichen Mitarbeiter der Tochtergesellschaften informie- ren den Vorstand kontinuierlich und zeitnah über den Stand aktueller Vertriebschancen, Umsatz-, Zahlungseingangs- und Auftragszahlen. Diese Informationen werden zentral in einem CRM-System verdichtet und stehen dem Vorstand sowie abhängig von den Zugriffsrechten auch den zustän- digen Mitarbeitern soweit zur Verfügung, wie diese solche Informationen zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen. Rechnungslegungsbezogenes IKS Die LS telcom AG verfügt über umfangreiche Strukturen, Systeme und Maßnahmen, welche die Effektivität und Sicherheit des Rechnungslegungsprozesses einschließlich der Erstellung von Einzel- und Konzern-Abschluss gewähr- leisten. Grundlage des rechnungslegungsbezogenen internen Kontroll- und Risikomanagementsystems ist die enge Zusammenarbeit zwischen den Geschäftsführern der Gesellschaften und dem Vorstand der LS telcom AG sowie den zentralen Abteilungen für Finanzen, Einkauf, Vertrieb, Personal und Recht. Die Kontroll- und Berichtsstrukturen beginnen auf Ebene der Tochtergesellschaften und enden beim Vorstand, der regelmäßig über alle Entwicklungen informiert wird, bzw. wesentlichen Maßnahmen zustimmen muss. Die konzern- weit einheitliche Anwendung der aktuellsten IFRS-Stan- dards, anderer relevanter rechtlicher Vorschriften und interner Richtlinien stellt LS telcom mittels verschiedener Instrumente sicher. Dazu gehören neben einer zentral vorgegebenen Bilanzierungsrichtlinie ein einheitlicher Kontenplan, ein konzernweit gültiger Terminplan für die Abschlusserstellung sowie verschiedene andere verbind- liche Vorgaben. Die Anwendung und Einhaltung der Kontrollsysteme und Bilanzierungsvorgaben innerhalb des Konzerns wird unter anderem von den lokalen Geschäftsführern und Abschluss- prüfern sowie der zentralen Finanzabteilung und dem Konzern-Abschlussprüfer regelmäßig geprüft. Alle Verbund- beziehungen werden zudem regelmäßig zwischen den Gesellschaften abgestimmt. Die Buchführung wird für alle Konzern-Unternehmen im Konsolidierungskreis durch die zentrale Finanzabteilung am Hauptsitz der LS telcom AG übernommen. Für die Erstellung der Einzelabschlüsse der Tochterunter- nehmen und des Konzern-Abschlusses ebenso wie für die Erstellung unterjähriger Finanzberichte für die Einzelunter- nehmen und den Konzern werden standardisierte und zentral administrierte IT-Systeme eingesetzt. Die im Rech- nungswesen eingesetzten IT-Systeme sind gegen unbefugte Zugriffe geschützt. Zur Sicherstellung der Ordnungsmäßig- keit der Rechnungslegung wird auf Funktionstrennung geachtet. Es sind außerdem auf den unterschiedlichen Pro- zessstufen verschiedene interne Kontrollen implementiert. Unterschiedlichste Validierungen innerhalb der IT-Systeme unterstützen den Abschlussprozess. 19 Lagebericht