Report-Investor: Müller - Die lila Logistik AG - Geschäftsbericht 2009

8 BERICHT DES AUFSICHTSRATS Der Aufsichtsrat informiert im nachfolgenden Bericht über seine Tätigkeit im abgelaufenen Geschäftsjahr 2009. Wie unten näher aufgeführt, standen im Mittelpunkt der Beratungen zwischen dem Aufsichtsrat und den Mitgliedern des Vorstands insbesondere die Auswirkungen der weltweiten Wirtschaftskrise auf die Müller – Die lila Logistik AG einschließlich deren Großkunden, die über das gesamte Jahr hinweg außerordentliche Aufmerksamkeit und Anpassungsmaßnahmen erforderte. Weitere Themen betrafen die Schließung der Niederlassung in Hermaringen sowie die Beset- zung und Erweiterung des Vorstands der Gesellschaft. Der Aufsichtsrat hat im Geschäftsjahr 2009 die ihm nach Gesetz, Satzung und Geschäftsordnung obliegenden Kontroll- und Bera- tungsaufgaben wiederum mit großer Sorgfalt wahrgenommen. Es wurden mit dem Vorstand der Lila Logistik Gruppe regelmäßige Beratungsgespräche geführt und die Aktivitäten der Geschäfts- führung kontinuierlich begleitet und überwacht. In die Entschei- dungen, die für das Unternehmen von grundlegender Bedeutung waren, wurde der Aufsichtsrat unmittelbar und frühzeitig vom Vorstand eingebunden. Zu den Berichten und Beschlussvorschlä- gen des Vorstands hat der Aufsichtsrat nach vorhergehender gründlicher Prüfung und Beratung sein Votum abgegeben. Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Vorstand Die Zusammenarbeit mit den Mitgliedern des Vorstands war durch einen intensiven sowie offenen Austausch gekennzeichnet. Der Vorstand unterrichtete den Aufsichtsrat regelmäßig sowohl schriftlich als auch mündlich, zeitnah und umfassend über die Lage des Unternehmens und seiner Konzerngesellschaften. Zwi- schen den einzelnen Aufsichtsratssitzungen führten Aufsichts- ratsmitglieder Gespräche mit den Mitgliedern des Vorstands. Darin wurden die Aufsichtsratsmitglieder umfassend und zeitnah über außerordentliche Geschäftsvorgänge zwischen den turnus- mäßigen Sitzungen in Kenntnis gesetzt. Der Aufsichtsratsvor- sitzende stand im Berichtsjahr in kontinuierlichem Kontakt mit dem Vorstandsvorsitzenden. Dem monatlichen Berichtswesen, das wesentliche Finanzdaten im Vergleich zu den Budget-, den Vorjahres- sowie den Forecastzahlen aufzeigt und erläutert, kam in einem wirtschaftlich schwierigen Umfeld im Geschäftsjahr 2009 eine maßgebliche Bedeutung zu. Der Aufsichtsrat hat in die ihm vorgelegten wesentlichen Planungsunterlagen Einsicht genommen und sich von deren Richtigkeit und Angemessenheit überzeugt. Er prüfte und erörterte alle ihm unterbreiteten Be- richte und Unterlagen im gebotenen Maß und hinterfragte diese kritisch. Der Vorstand legte dem Aufsichtsrat alle Angelegenhei- ten, die der Aufsichtsrat als zustimmungspflichtig bezeichnet hat, rechtzeitig zur Beschlussfassung vor. Der Aufsichtsrat stimmte nach eingehender Prüfung sämtlichen Angelegenheiten zu, die ihm vom Vorstand entsprechend der Satzung oder der Geschäfts- ordnung des Vorstands zur Zustimmung vorgelegt wurden. Be- schlüsse für eilbedürftige Geschäftsvorfälle, die zwischen den Aufsichtsratsitzungen entstanden, wurden im schriftlichen Ver- fahren mittels eines Umlaufbeschlusses gefasst. Der Aufsichtsrat hat sich davon überzeugt, dass der Vorstand die ihm per Gesetz obliegenden Maßnahmen zur Risikoüberwachung getroffen hat und das Risikomanagementsystem effektiv arbeitet. Beanstan- dungen der Vorstandstätigkeit ergaben sich nicht. Schwerpunkte der Beratung im Aufsichtsrat Im Geschäftsjahr 2009 fanden vier turnusmäßige Sitzungen des Aufsichtsrats der Müller – Die lila Logistik AG statt, in denen sich der Aufsichtsrat eingehend mit der wirtschaftlichen Lage und der strategischen und operativen Entwicklung des Unternehmens, seiner Tochtergesellschaften und seiner Geschäftsfelder befasste. Der Personalausschuss, der die Personalentscheidungen des Auf- sichtsrats vorbereitet und für sonstige Vorstandsangelegenheiten zuständig ist, beriet sich in zwei Sitzungen. Kein Mitglied des Aufsichtsrats oder der Ausschüsse war in weniger als der Hälfte der Sitzungen anwesend.