Report-Investor: Viscom AG - Geschäftsbericht 2009

5 Bericht des Aufsichtsrates tenden Vorsitzenden des Aufsichtsrats der Viscom AG gewählt. Sitzungen des Aufsichtsrates Der Aufsichtsrat hat sich im Geschäftsjahr 2009 in insgesamt fünf ordentlichen Sitzungen – am 13. März, 17. Juni, 18. Juni, 25. September und 27. November 2009 – ausführlich über die laufen- de Umsatz-, Ergebnis- und Liquiditätsentwicklung, über die Budgetplanung, die Lage der Gesellschaft und des Konzerns einschließlich der Risikolage, des Risikomanagements sowie der konzerninter- nen Compliance, die strategischen Ziele sowie alle wesentlichen organisatorischen und perso- nellen Veränderungen zeitnah und umfassend un- terrichten lassen. Sämtliche Sitzungen fanden als Präsenzsitzungen statt. Ergänzend fanden bei eil- bedürftigen Vorgängen fernmündliche und schrift- liche Beschlussfassungen außerhalb von Sitzun- gen statt. In sämtliche Entscheidungen, die für das Unter- nehmen von wesentlicher Bedeutung waren, wurde der Aufsichtsrat frühzeitig eingebunden. Außerdem wurden dem Aufsichtsrat zustim- mungspflichtige Geschäfte vorgelegt, die nach eingehender Prüfung und Erörterung mit dem Vor- stand genehmigt wurden. Der Vorstand hat dem Aufsichtsrat in seinem monatlichen Berichtswe- sen die zur Beurteilung der Geschäftsentwicklung notwendigen Kennzahlen jeweils im Vergleich zum Budget und zum Vorjahr zur Verfügung ge- stellt. Die Berichterstattung durch den Vorstand erfolgte dabei sowohl anlassbezogen auf Wunsch bzw. ausdrückliche Nachfrage des Aufsichtsrats als auch periodisch nach Maßgabe der vom Auf- sichtsrat für den Vorstand erlassenen Geschäfts- ordnung. Der Aufsichtsratsvorsitzende ließ sich zudem regelmäßig vom Vorstand über die aktuelle Geschäftslage und wesentliche Geschäftsvorgän- ge im Unternehmen unterrichten. Schwerpunkte der Beratungen und Prüfungen im Aufsichtsrat Der Aufsichtsrat wurde durch den Vorstand insbe- sondere über die sich verschlechternde Situation im Umsatz sowie die damit verbundenen Auswir- kungen auf das operative Geschäft der Viscom AG informiert. Der Aufsichtsrat hat die Organisati- on einschließlich des Risikomanagements sowie die wirtschaftliche, finanzielle und strategische Si- tuation des Unternehmens mit dem Vorstand er- örtert und strategische sowie geschäftspolitische Fragen diskutiert. Wesentliche Themen der Auf- sichtsratssitzungen des Geschäftsjahres 2009 waren insbesondere die Restrukturierungsmaß- nahmen der Gesellschaft, die Vertriebsaktivitäten sowie die Forschungs- und Entwicklungsprojekte. Der Aufsichtsrat befasste sich in den Aufsichts- ratssitzungen zudem mit der Kontrolle der Kosten- senkungsmaßnahmen sowie weiterer Überprü- fungen wie z. B. der Kostenträgerrechnung. In der letzten Aufsichtsratssitzung am 27. November 2009 informierte sich der Aufsichtsrat detailliert über die Budgetplanung 2010 des Konzerns. Der Aufsichtsrat unterstützte den Vorstand bei der Vorbereitung und Durchführung der Hauptver- sammlung 2009 und erörterte in seiner Sitzung vom 13. März 2009 in Gegenwart des Abschluss- prüfers den Jahresabschluss, den Konzernab- schluss und die Lageberichte zum 31. Dezember 2008, den Vorschlag des Vorstands über die Ver- wendung des Bilanzgewinns sowie den Bericht des Vorstands über die Beziehungen der Viscom AG zu verbundenen Unternehmen.